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Lo Que Nadie te Contó sobre Emprender | Contabilidad y Finanzas para No-Financieros

Emprender y dominar la Contabilidad y las Finanzas es la clave para generar, controlar y multiplicar las ganancias. ¿Quieres ganar mucho dinero, pero no tienes conocimientos del ABC Contable? ¿Quieres mejorar tus finanzas, pero no tienes idea de cómo organizar la información relevante para tomar una decisión financiera? ¿Quieres evitar una crisis financiera o salir de ella? ¿Este es tu primer emprendimiento? ¿Quieres organizar tus finanzas desde el primer día que abre tu empresa o comienza tu emprendimiento a funcionar? Entonces, estás en el lugar perfecto para encontrar respuestas; éste material es para ti.

Esta información está diseñada para todas aquellas personas que no tienen conocimientos contables pero necesitan darle un giro de 180 grados a sus finanzas; no solo empresariales, también a sus finanzas personales. Así que, aprende a tomar decisiones financieras utilizando las herramientas contables que implementan las grandes empresas, corporaciones e industrias y dale un cambio positivo a tu vida.

Aprende a Evitar las Crisis Financieras con Información Relevante

Las crisis financieras son un hecho inevitable para la gran mayoría de las personas, muchas crisis son ocasionadas por no implementar un sistema contable para darle dirección a sus finanzas. Entonces, disponer de información relevante y financiera es un arma que juega siempre a tu favor para salir en una sola pieza.

Muchos hombres y mujeres cuentan con un gran producto o servicio, pero su debilidad es la falta de organización y de control en sus finanzas. Aquí no hay ni buena, ni mala suerte, es cuestión de lógica elemental; tarde o temprano tu negocio o tu vida personal se enfrentará a una crisis financiera al descuidar tus finanzas. Por lo tanto, si no estás preparado, la sacudida será tal que pronto estarás fuera del juego empresarial.

Sin embargo, gracias a la experiencia de aquellos que han superado con éxito una iliquidez o una disminución significativa de su capital operativo, hoy es posible aprender cuáles son las mejores prácticas financieras, aplicarlas a tu vida personal y negocio, y lograr un emprendimiento rentable.

Así que, es necesario estar preparado con las herramientas correctas para aprovechar oportunidades de financiamiento e inversión y lograr capitalizar tu emprendimiento. Evitar una crisis es parte del juego empresarial; aunque toda crisis representa un aprendizaje y una oportunidad para mejorar, siempre es mejor evitarlas.

2 Razones para Aprender Contabilidad y Finanzas


Razón #1. Crear un Negocio Rentable con suficiente liquidez: El objetivo de un emprendimiento, negocio o servicio profesional es la de recuperar la inversión realizada, obtener ganancias y generar liquidez. Para ello, es necesario obtener información útil para el análisis y la planificación de estrategias financieras; de esta manera, se mejora la toma de decisiones financieras con respecto a las inversiones y el financiamiento. En pocas palabras, la contabilidad y las finanzas son la base para lograr este objetivo.

Razón #2. Salir o Evitar una Crisis Financiera: Las crisis financieras son como una pequeña gripe; tarde o temprano te vas a contagiar por tener las defensas bajas. Sin embargo, muchas crisis financieras se pueden evitar al aprender a controlar, evaluar y proyectar tus finanzas; tanto en tu vida personal, como en la empresarial. Esto es lo que se le conoce como desarrollar tu inteligencia financiera para mejorar la toma de decisiones. Es decir, esto implica el aprender a dominar la interpretación de los reportes financieros básicos, y aplicar controles a tu gestión administrativa. No existe otra manera de hacer esto si tu intención es mantenerte activo en el juego empresarial.

Lo Que Nadie te Contó Sobre Emprender | Contabilidad y Finanzas para No-Financieros

Mucho de lo expuesto en este artículo pertenece al borrador de mi libro: “Lo Que Nadie te Contó Sobre Emprender | Contabilidad y Finanzas para No-Financieros“. Una guía perfecta para un Emprendedor Novato o Nuevo Empresario, que quiere un cambio positivo en su vida, darle un giro de 180 grados a sus finanzas pero que no tiene ningún conocimiento en la gestión contable y administrativa.

Este libro va a estar disponible a partir del 15 de agosto del 2019. Además, pertenece a una colección de herramientas empresariales para los [no-contables y no-financieros]. En esta ocasión, el enfoque principal se encuentra en la utilización del reporte de Flujo de Efectivo. Este es un estado financiero que permite revisar, evaluar y proyectar tanto las entradas (fuentes) y salidas (aplicación) del efectivo que posee una entidad.

De manera que, este libro se convierte en una herramienta útil tanto para emprendedores novatos, profesionales independientes (freelance), como también aquellos nuevos empresarios. Por otra parte, también es una herramienta para tomar decisiones más estructuradas, que permite ayudar a aquellas personas que se encuentran sumergidas en su primera crisis financiera pero que aún están a tiempo de hacer correcciones, enfrentar los obstáculos y salir fortalecidos en el proceso. Incluso, para todo aquel que quiere controlar su empresa de la mejor manera posible desde el primer día en que inicia su negocio y evitar una crisis innecesaria por el desconocimiento del ABC Contable y Administrativo.

Una Buena Gestión Financiera es la Base para Hacer Crecer tu Negocio

Tanto las finanzas empresariales como las personales son temas a las que muy pocas personas le prestan atención hasta… Sí, hasta que se enfrentan a las dificultades económicas generadas por una mala gestión financiera. Por lo tanto, la información financiera de tus negocios y de tu vida personal son un tema de alta prioridad, donde el aprender a leer, interpretar la información que genera tu flujo de efectivo y los demás informes financieros es de gran utilidad para evitar una crisis financiera o salir de ésta lo más rápido posible.

Historia #1. Emprender en Dos Ruedas; Comprar, Vender y Generar Liquidez

Para entender de una manera práctica y de manera sencilla las operaciones de compra y venta más habituales, esta historia corta nos meterá en contexto. Lucas y Pedro, comienzan un negocio que al principio les pareció atractivo y rentable. Pero, al final del primer mes de actividad comercial descubren que ganar dinero y tener liquidez suficiente son dos cosas distintas.

Lucas, es socio y encargado de llevar la administración de su negocio. Pedro, el otro socio, es un vendedor excelente y un experto en la mecánica y especificaciones técnicas de estas motos. De las 5 motos que compraron para la venta, Pedro, logró vender 4 de ellas con un margen de ganancia del 30%.

Imagen 1. Reporte Administrativo de las Ganancias. Empresa Takuma 3000. Simulador CP180.

Como todo buen comerciante, no le hace falta entender cómo funciona la contabilidad financiera por partida doble (bueno, eso es lo que ellos piensan). Total, ¿qué tan complicado puede ser comprar a un precio y vender a un precio más alto para ganar dinero? Por cada moto que se vende esto representa una utilidad bruta de $ 690. Entonces, tomando en cuenta que los gastos del mes son de $ 1600, con restarle a las ganancias brutas los gastos ya tiene la información del resultado o la ganancia obtenida para este mes. Así que entre Lucas y Pedro preparan un reporte administrativo para su control. Ver Imagen 1.

Contabilizando la Historia de Lucas y Pedro

Pedro, feliz con el resultado obtenido el primer mes, está orgulloso y motivado para seguir vendiendo las motos modelo Takuma. Sin embargo, a Lucas, como que las cuentas no le cuadran del todo.

─Dime algo Pedro ─comentó Lucas─. ¿Cómo vamos a comprar más motos si en la cuenta solo nos quedan $ 122 y todavía hay que pagarle al fabricante de las motos $ 7000?

Ahora, Preocupado, Pedro se rasca la cabeza y le pregunta a Lucas ─¿Y…? ¿Dónde está el dinero? Estoy viendo las cuentas y solamente hemos gastado mil seiscientos dólares.

─Bueno, tenemos pendiente por cobrar un par de facturas, también una moto que aún no se ha vendido y está disponible en el inventario. ─replicó Lucas.

En sus proyecciones iniciales, Pedro y Lucas estimaron vender un promedio de 5 motos al mes, lo cual representa una ganancia de $3450. No obstante, lo que no saben Pedro y Lucas es que una proyección de ventas sin estar acompañado de un flujo de efectivo proyectado es una información incompleta, pero de esto se van a enterar más adelante.

De manera que, estos emprendedores novatos se sientan a sacar cuentas con todos los datos que tienen. A vuelo de pájaro suman todos aquellos elementos que su empresa tiene a su favor: el dinero en banco, las cuentas por cobrar y la existencia en mercancía. Lo siguiente corresponde al dinero que le deben al fabricante de las motos, el cual les dio 30 días de crédito según el convenio.

Como ambos socios aún no manejan información financiera contable, no se percatan de que su análisis y las cuentas que han sacado, corresponden al estado de situación financiera (Balance General).

En términos contables la situación financiera de una empresa o entidad hace referencia a dos elementos principales que definen el balance: los recursos con los que cuenta una empresa (Activo), y por otra parte, el origen de tales recursos; fuente externa (Pasivo), fuente interna (Capital).

Hasta este punto, Pedro y Lucas han realizado, sin saber, un borrador del Balance General y un Estado de Ganancias y Pérdidas; dos reportes básicos financieros. Es decir, han definido su situación financiera (recursos con los que cuentan) y han determinado sus pasivos (obligaciones de pago pendientes). Por otro lado, en el reporte administrativo de las ganancias (Imagen 1) tienen el resultado de la utilidad generada por las operaciones comerciales realizadas.

Ahora bien, estos socios ya están un poco más claros en cuanto a sus finanzas, pero requieren organizar mejor la información. Necesitan ayuda, por lo que deciden contactar a un amigo empresario con experiencia para una asesoría. Así que llaman a Vicente, y cuadran una reunión para el día siguiente.

Un Zorro Viejo: Los Consejos de un Empresario con más Experiencia son de Gran Valor

Vicente es un hombre de negocios, siempre ocupado en sus asuntos empresariales y aun así siempre dispuesto a ayudar a los nuevos emprendedores.

A este empresario le apasionan los emprendimientos y está feliz de que Pedro y Lucas le solicitaran orientación financiera. Vicente, hace 20 años atrás se encontraba en la misma incertidumbre en cuanto a cómo controlar las finanzas de su negocio. Le tocó aprender de la manera difícil y casi pierde su negocio durante el tercer año de haber iniciado operaciones con su empresa.

Con el tiempo se percató que su principal problema era éste: El no tener los conocimientos financieros básicos para controlar, generar y evaluar la información de su negocio. Así que Vicente, les da a estos jóvenes la bienvenida y los hace pasar a su oficina.

─Bueno muchachos, me alegra mucho que estén aquí. ─dijo Vicente, mientras que abría una gaveta de su escritorio─. Les voy a hablar claro y directo. ─comentó, mientras que levantaba un papel de su escritorio y lo sacudía con energía con su mano─. Necesitan un profesional contable que controle y les presente la información financiera que necesitan para tomar decisiones en su empresa.

─Además, ─resaltó Vicente subiendo el tono de su voz, mientras que le entregaba una hoja de papel a estos novatos─ Es vital que ustedes dos aprendan a analizar e interpretar los estados financieros de su negocio; sobre todo éste: el flujo de efectivo.

─Justo ahora que no tenemos liquidez y estamos empezando. ─confesó Lucas─. El contratar un servicio contable es un gasto que no teníamos calculado, y además yo pensaba que un contador había que contratarlo para realizar el cálculo del pago del impuesto sobre la renta al finalizar el año fiscal y organizar las cuentas del negocio.

─Lo cual es un error ─interrumpió Vicente. Para hacer crecer un negocio se necesita información económica de calidad y oportuna, por lo tanto necesitas tener un sistema contable financiero. Quién mejor que un contador para hacer este trabajo: un contable certificado, conoce la técnica para elaborar, presentar e interpretar la información financiera. Entonces, dime Lucas: ¿Vas a esperar hasta el final de tu ejercicio fiscal para que un contador te diga cómo va tu negocio y cuánto impuesto vas a pagar? Una empresa requiere ser evaluada y controlada desde el principio. De manera que, la información económica de tu empresa la necesitas controlar hoy mismo.

─Ahora entiendo, ─contestó Lucas─. Sin embargo, ¿qué vamos a hacer mientras que contratamos los servicios de un contador? No tenemos dinero disponible en este momento. Necesitamos avanzar.

Vicente, al ver la cara de preocupación de Lucas y la mirada de Pedro de no haber entendido nada, suspiró y tomó la decisión de ayudarlos.

─Voy a enseñarles unos cuantos secretos que aprendí para elaborar rápidamente tres estados financieros básicos. ─Susurró Vicente, entonces, puso cara de pícaro y continuó hablando─. Pero, con una condición.

─Estamos en tus manos. ─Respondió Pedro, mirando a Lucas con una gran sonrisa por la expectativa.

─Tienen que contratar los servicios de un Contador Experto en el área comercial que ustedes se dedican. ─Vicente, hizo una pausa larga agregando tensión al momento─. Además, van dedicarle tiempo a entender e interpretar la información financiera generada por su negocio: Esto implica, implantar un sistema contable; un control administrativo; y mantener todas las finanzas de su empresa al día.

─Perfecto, tienes toda nuestra atención. ─Respondió Lucas.

─Y para que aprendan a valorar el servicio de una asesoría empresarial, les voy a cobrar esta consulta y queda de su parte cancelarla cuando así lo dispongan.

─Entiendo perfectamente lo que quieres decir. ─comentó Lucas─. Lo que es gratis nadie lo valora y toda consulta o asesoría genera honorarios. La lección está clara, un abogado, contable, informático o cualquier persona que preste un servicio no lo va a hacer de gratis y cuando no cobra por sus servicios las personas no lo valoran. Así que me parece bien que nos cobres por tus conocimientos, tiempo y experiencia.

─Excelente. ─respondió Vicente, complacido por aclarar su punto de vista en cuanto a valorar los conocimientos y el tiempo de cualquier persona.─ Ahora sí tengo la certeza de que tengo toda su atención.

Entonces, Vicente les pidió los informes que estos chicos habían elaborado, también los documentos involucrados (soportes). Así que, revisó estos papeles, les hizo algunas preguntas para aclarar algunas dudas y procedió a abrir una nueva hoja de cálculo y preparar un resumen de los asientos contables correspondiente al mes de febrero.

Al terminar de registrar la información, Vicente le muestra la tabla que elaboró para registrar los asientos contables. (Ver Cuadro 1).

Cuadro 1. Asientos de Diario (Resumen del Mes): Inversiones Takuma 3000. Guía Contable para No-Contables. Simulador: CP180 (Información Extra-Contable para generar información financiera de manera rápida antes de ser revisada por un Contador Certificado).

Entiendo que no están familiarizados con los términos contables, indicó Vicente. Sin embargo, lo que hice en esta tabla fue registrar el resumen de todas las operaciones comerciales que realizaron en su empresa en el mes de febrero. Para ello, utilizo cada asiento como una plantilla, Por ejemplo, cada operación de compra y venta; pagos y abonos; gastos, etc. tienen siempre una contrapartida contable que hay que balancear.

Como ésta es una información extracontable para efectos de obtener de manera rápida información financiera no voy a detallar cada una de las facturas de compra y venta, ni cualquier otro documento. Solo coloco los totales y listo. El objetivo es que estos asientos sirvan de base para elaborar los reportes financieros: un Flujo de Efectivo, un Balance General y un Estado de Ganancias y Pérdidas (Estado de Resultado). Estos tres reportes financieros les van a permitir evaluar las finanzas de su empresa.

Entonces, para obtener el saldo de cada una de las cuentas, Vicente, creó otra tabla que se le conoce como balance de comprobación (ver cuadro 2 y 2A).

Esta tabla tiene dos funciones: por una parte determinar el saldo que tiene una cuenta en específico a una fecha determinada y por otro lado, comprobar si existe un balance entre la columna del debe y la del haber. Es decir, el total de la columna del debe (Débitos [+]) tiene que ser igual a la columna del Haber (Créditos [-]). La comprobación corresponde a verificar si el saldo final es cero (0); lo cual indica que la información está balanceada.


Cuadro 2. Balance de Comprobación (Resumen por Cuenta): Inversiones Takuma 3000. Guía Contable para No-Contables. Simulador: CP180 (Información Extra-Contable para generar información financiera de manera rápida antes de ser revisada por un Contador Certificado).

Vicente continuó con la explicación. Entender este reporte es muy fácil, ya que la cuenta que tiene saldo positivo indica es que tiene saldo deudor, y la cuenta que tiene saldo negativo indica que tiene saldo acreedor. Es normal que las personas se confundan con esto, ya que cuando ven una cuenta con signo negativo lo comparan con una cuenta que está disminuyendo. Pero, no: el signo lo que representa es la manera de indicar que tipo de saldo tiene; positivo (+) Saldo Deudor, negativo (-) Saldo Acreedor.


Cuadro 2A. Comprobación de Saldos para efectos didácticos: Inversiones Takuma 3000. Guía Contable para No-Contables. Simulador: CP180 (Información Extra-Contable para generar información financiera de manera rápida antes de ser revisada por un Contador Certificado).

Por otra parte, como ya lo notaron a cada cuenta le coloqué un código de dos dígitos. Donde el primer dígito corresponde al tipo de cuenta. Entonces, de manera sencilla me permite establecer dos grupos de cuentas: las que pertenecen al Balance General (1 Activo, 2 Pasivo y 3 Capital) y otro grupo que pertenece al Estado de Resultado (4 Ingresos, 5 Compras y 6 Gastos).

Teoría de la Partida Doble: Ejemplo Didáctico | La clave para recordar en que columna registrar un asiento (Debe | Haber) es lo siguiente: Las únicas cuentas que aumentan y se registran en la columna del Debe son los Activos y los Egresos. Las demás cuentas aumentan y se registran en la columna del Haber. Simulador Contable: CP180.

Teoría de la Partida Doble: Ejemplo Didáctico | La clave para recordar en que columna registrar un asiento (Debe | Haber) es lo siguiente: Las únicas cuentas que aumentan y se registran en la columna del Debe son los Activos y los Egresos. Las demás cuentas aumentan y se registran en la columna del Haber. Simulador Contable: CP180.
Teoría de la Partida Doble: Ejemplo Didáctico

Lo siguiente es crear otra dos tablas más y crear una plantilla para la Información Financiera del Balance General y otra plantilla para el Estado de Resultado o Estado de Ganancias y Pérdidas. (Ver Cuadro 3).


Cuadro: 3. Estados Financieros: Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas | Inversiones Takuma 3000. Guía Contable para No-Contables. Simulador: CP180 (Información Extra-Contable para generar información financiera de manera rápida antes de ser revisada por un Contador Certificado).

Tomar Decisiones en Medio de una Crisis Financiera con Información Real


Cuando una empresa pequeña, mediana o grande tiene una crisis financiera, obtener una información gerencial y a tiempo se convierte en una tarea de alta prioridad. Por consiguiente, para la toma de decisiones, el gerente o dueño de la empresa no puede justificar un retraso de esta información. Aunque a nivel contable, exista un atraso considerable en el cierre contable mensual y con la entrega de los reportes financieros, los esfuerzos deben estar dirigidos en la obtención de la información mediante los diversos procesos administrativos que se generan en la empresa y que son el soporte o base de los registros contables que se generan.

Mediante esta información administrativa se puede crear una serie de reportes financieros extra-contables, es decir, información que aún no ha sido auditada y verificada por el contador, la cual está sujeta a cambios y ajustes. Sin embargo, es información actualizada y relevante.

Aun siendo optimistas y los procesos administrativos son contabilizados correctamente durante el mes, solo significa que la contabilidad está al “día” en los primeros diez días del mes siguiente. Toda esta información entregada por el contador, Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas y el Flujo de Efectivo, entre otros, solo reflejan lo que ocurrió en los meses pasados.

Es por ello, que se necesita más dinamismo y obtener información al instante, es decir, un corte de cuentas a cualquier día del mes (un corte extra-contable a la fecha) de cómo está la situación de la empresa. Aquí, es donde el flujo de efectivo tiene su gran protagonismo, ya que es un reporte que se obtiene con los datos generados en transacciones bancarias y con los movimientos de caja y relativas a todas aquellas transacciones de dinero aplicadas en cada proceso administrativo.

Todo Movimiento de Dinero tiene un Origen Administrativo

Estos son los datos que componen este flujo de efectivo cuyo origen viene dado por: las ventas de contado y cobranzas a clientes; compras de contado y pagos de facturas a los proveedores; pagos de servicios, gastos, impuestos; devoluciones de mercancía; pago de sueldos y salarios; préstamos a empleados o a socios; aportes de capital y todos aquellos movimientos que afecten una entrada o salida de dinero de la empresa.

En pocas palabras, todos aquellos movimientos que se registran en las cuentas de caja y banco y que tienen su origen en un proceso administrativo. El saldo de estas cuentas bancarias y de caja, indica la disponibilidad de dinero el cual, debe coincidir con el dinero existente en los bancos y el dinero efectivo que se maneja en la empresa.

Lo importante es el desglose que se presenta en un flujo de efectivo ya que esto indica con claridad cómo entró y salió el dinero de la empresa.

Comprender e Interpretar la Información Financiera para Proyectar los Resultados y Fijar la Ruta a Seguir


Una vez que el gerente responsable de dirigir la empresa o el dueño de la empresa esté familiarizado con este reporte financiero, tendrá en sus manos una herramienta para analizar el histórico mes a mes del comportamiento del efectivo en la empresa. Esto le va a permitir crear un flujo de caja proyectado para un ciclo de un año y visualizar si en algún momento corre el riesgo de que la empresa se quede sin la disponibilidad de dinero necesaria para cumplir con sus operaciones y obligaciones financieras. En pocas palabras, quedarse sin dinero y no tener un plan de contingencia preparado es lo peor que le puede pasar.

Por otra parte, si el quedarse sin liquidez y colapsar operativamente es muy malo, lo es también el tener un excedente de dinero paralizado en la empresa. Cuando falta dinero una crisis se instala con facilidad y consume todo como el fuego a unas hojas secas; mientras que tener un sobrante de dinero significativo en las cuentas bancarias es dinero que no está produciendo más dinero. El excedente de dinero se invierte para aumentar las ganancias y también la rentabilidad de la empresa; en tiempos de bonanza multiplicar el dinero es imprescindible para estar preparados para cuando se presenten los tiempos difíciles.

Radiografía de un Flujo de Efectivo


Una de las mejores maneras que existe para identificar, evaluar y medir el estado de salud de tu empresa es utilizando un poderoso estado o reporte financiero: este corresponde al tan olvidado por los principiantes empresarios; el flujo del efectivo. Para la persona que tiene la responsabilidad de dirigir una empresa, el saber y determinar de manera detallada cómo entra y sale el dinero de esta empresa resulta más que básico. En la práctica, son muy pocas las personas que manejan esta información a diario, incluso mensual; mucho menos, preparan un flujo de efectivo proyectado para un ciclo financiero de por lo menos un año.

Una buena noticia, para todos aquellos empresarios que todavía no manejan el ABC de la contabilidad y no tienen experiencia sobre cómo interpretar los estados financieros de su empresa, es que el flujo de efectivo es una información con la que todos estamos familiarizados, independientemente que seamos empresarios o no. Ya que, los datos utilizados para crear este reporte se obtienen de aquellas transacciones comerciales donde se utilice el dinero en efectivo. Es decir, compras, pagos y abonos en efectivo; ventas, cobros y abonos en efectivo; préstamos recibidos o préstamos otorgados en efectivo; gastos o pagos de servicios en efectivo, como cualquier otra transacción donde el dinero de contado esté involucrado.

Para entender la importancia que tiene este reporte financiero para detectar o corregir posibles problemas financieros, te voy a dar un ejemplo sencillo, práctico y fácil de recordar. Y para ello, una serie de historias van a permitir introducirnos en los temas de una manera gradual y práctica. Así pues, se obtiene una visión más amplia y con información simplificada para la elaboración de un flujo de efectivo.

La Historia de Ángel Ortiz

En realidad, Ángel Ortíz, cuenta con 3 historias diferentes en el manejo de sus finanzas. Ángel, es socio y empleado de un empresa que comercializa cocinas industriales. Por otra parte, trabaja en un proyecto personal donde presta servicio como escritor para sitios web, y además, gestiona una flota de sitios web donde gana dinero mostrando anuncios de publicidad de Google Adsense en sus páginas web y genera comisiones por venta al promocionar productos en Amazon.

Como te das cuenta, Ángel, cuenta con diversos tipos de ingresos. Para controlar este flujo de efectivo es necesario conocer: el origen y la aplicación de los recursos destinados para tal fin. Por lo tanto, la obtención u origen como la aplicación de estos recursos materiales es lo que se conoce como finanzas.

Entidad: Inversiones 1618

Flujo de Efectivo: Inversiones 1618 S.A. (Empresa de Compra-Venta de Mercancía)
Imagen 1. Flujo de Efectivo: Inversiones 1618 S.A. (Empresa de Compra-Venta de Mercancía)

En la imagen 1, se presenta un reporte muy básico donde Ángel lleva el control del flujo de efectivo correspondiente al mes de enero. Es un reporte muy resumido donde él especifica el nombre de la entidad a gestionar (Inversiones 1618, S.A.) y el periodo correspondiente a la información que está analizando. Esta información consiste en dos tipos de movimientos económicos: la fuente de efectivo y la aplicación de efectivo.

No obstante, esta información tan resumida es perfecta para su control personal. Para Ángel este reporte tiene sentido, ya que tanto él como su socio Luis, manejan y conocen el detalle de la información que se encuentra en el reporte de flujo de efectivo. Sin embargo, existe un tercer socio, Carlos, que vive en otro país y el cual requiere de una información más detallada.

Sobre todo, Carlos, necesita conocer qué pasó con la disminución de 3000 dólares con relación al saldo inicial con respecto al saldo final de efectivo. Por supuesto, Carlos entiende que hay una compra de una maquinaria que corresponde a un activo, pero no tiene claro para qué se va a usar y los beneficios que este activo fijo tiene. Con respecto a los pagos de sueldos y servicios, Carlos, necesita que se desglose mejor la información, para determinar el monto exacto de los sueldos y el de los servicios.

Así que, Carlos, le pide a Ángel y a Luis, mejorar el contenido de la información que se encuentra en el reporte de flujo de efectivo. Además, le solicita preparar una proyección anual del flujo de efectivo. Esta debe ser presentada mostrando en una sola hoja la información detallada por cada uno de los meses. De esta manera, se pueden enfocar en medir el impacto en los fondos de efectivo durante el año. Es decir, los tres socios van a tener una referencia para identificar cómo se generan y aplican las entradas y salidas de efectivo en su entidad: (Inversiones 1618).

Entidad: Servicios Web Ángel Ortíz

Flujo de Efectivo: Servicios Web Ángel Ortíz (Emprendimiento Digital)
Flujo de Efectivo: Servicios Web Ángel Ortíz (Emprendimiento Digital)
Flujo de Efectivo: Ángel Ortíz (Información Financiera Personal)
Flujo de Efectivo: Ángel Ortíz (Información Financiera Personal)

Historias Contadas utilizando el Flujo de Efectivo


La Historia de Bruno Parker


Te presento a Bruno P. Él es un muchacho joven y su historia es reconstruida a partir de su historia financiera pasada, presente y futura. Desde una “estabilidad” financiera personal normal para él, hasta un emprendimiento que le llevó a enfrentar su primera gran crisis financiera.

La historia se desarrolla de la siguiente manera. Bruno, llega una noche obstinado y cansado a su casa con la firme intención de poner orden a su situación financiera. Sin embargo, 6 meses atrás esto no representaba una prioridad para él. Ya que, según sus cuentas, muy a vuelo de pájaro, sus finanzas estaban bien, no era rico pero había dinero de sobra en su cuenta bancaria y estaba dándole vueltas a un emprendimiento; que de tener éxito podría dejar su empleo actual y dedicarse de lleno a su propio negocio.

Volviendo a esa noche, Bruno, antes de irse a acostar, comienza por realizar una consulta del saldo actual que tiene en cada una de las cuentas bancarias y anota estos saldos en una hoja de cálculo para su control. Acto seguido, cuenta todo el dinero que tiene en efectivo, saca todo el dinero que tiene en la cartera y sus bolsillos, también el dinero que tiene guardado en una gaveta o en una pequeña caja fuerte y que tiene a tu disposición. En otras palabras, Bruno, cuenta y totaliza todo el efectivo que tiene.

¿Y a Dónde se fue el Dinero?

Ahora bien, la sumatoria de este efectivo y del dinero que tiene en el banco, representa el total disponible con el que cuenta al terminar el día. Este es su saldo inicial del efectivo que se encuentra tanto en sus cuentas bancarias como también el dinero que tiene en sus manos.

Resultado; saldo total disponible a la fecha: 680$ USD

Para su gran sorpresa, solo contaba con un total de 680$ UD. Bruno, recordaba que para finales del año pasado contaba con más de 10000 mil dólares. No dejaba de pensar en cómo se había gastado casi todo ese dinero.

Preparar el Primer Flujo de Efectivo

Al día siguiente, su objetivo es darle seguimiento a su flujo del efectivo para controlar en qué está gastando el dinero, determinar cómo acabó sin darse cuenta con el dinero ahorrado, también, cuál es su principal fuente de ingreso. Su amiga Laura, lo había asesorado días atrás con respecto a la creación de tres tipos de flujo de efectivo: un reporte histórico, uno actualizado y otro proyectado.

Laura, ya había superado una crisis financiera en su negocio y conocía muy bien el reto que significa organizarse financieramente, asumir la responsabilidad de los errores económicos pasados y establecer un control administrativo flexible para obtener información financiera (en tiempo real) y de esta manera tomar mejores decisiones en el manejo financiero de su negocio.

Implementar el Reporte del Flujo de Efectivo

Es por ello que, la primera recomendación que le dio Laura a Bruno fue la de organizar sus finanzas personales antes de llevar a cabo su emprendimiento, es decir, poner primero orden en su propia economía antes de arrastrar malas prácticas financieras a su emprendimiento. Le planteó utilizar como herramienta para analizar sus finanzas el estado de flujo de efectivo. Tiene mucha lógica, ya que una persona que desarrolla la disciplina de ser organizado con sus finanzas personales y que pueda seguirle el rastro al flujo del dinero, también lo va a ser con las finanzas de su empresa y con los demás emprendimientos que decida llevar a cabo. Esto permite cerrar un ciclo con control y abrir uno nuevo con una mejor perspectiva y enfoque más empresarial.

Así que para Bruno, comienza un nuevo día con el propósito de organizar su situación financiera por lo cual presta mucha atención a toda la serie de actividades relacionadas con su dinero durante el transcurso del mes de julio. Es decir, lleva un registro del dinero que va a recibir o entregar por cualquier tipo de transacción en efectivo o relacionada con el efectivo. Desde el dinero que va a entrar o salir de su bolsillo o cuenta bancaria, incluso la utilización de su tarjeta de crédito, compra de activos y las inversiones a realizar.

Flujo de Efectivo Bruno Parker
Imagen 1. Flujo de Efectivo por Bruno Parker

Mejorar y Adaptar el Reporte del Flujo de Efectivo

Como se muestra en la imagen 1, Bruno elaboró su primer reporte de Flujo de Efectivo. Aquí se destacan todas las entradas y salidas de dinero, es decir, el flujo del efectivo correspondiente al periodo del mes de julio. Donde el Saldo Inicial corresponde al dinero que estaba disponible al día 30 de junio, (680$USD) tanto en su cuenta bancaria como el efectivo que tenía para entonces.

En este reporte Bruno, especifica tanto las entradas de dinero y el total del mes como todas aquellas salidas de dinero con su respectivo total. Entonces, le muestra el reporte a Laura, ansioso por conocer su opinión y en espera de cualquier otra valiosa sugerencia.

Laura le da un vistazo y examina cada renglón cuidadosamente, lo primero que le llama la atención es que en el mes de julio no hay ingresos y que las salidas de dinero generado por los gastos son mayor que el total de las entradas. Laura, entiende que para interpretar todo el contexto financiero de Bruno necesita un nivel más de detalle para este reporte. Además, es necesario contar con la información de por lo menos 6 meses atrás.

Reconstruir el Pasado: Histórico con 6 Meses de Información

Así que le indica a Bruno, que intente reconstruir un semestre completo de información y que aumente el nivel de detalle. De esta manera, el reporte va a presentar el movimiento de las entradas y salidas de efectivo proporcionando información relevante para una futura planeación. También le indicó, que tomara en cuenta no solo sus ingresos principales, también es necesario indicar las inversiones realizadas y todo aquel financiamiento recibido. Por último, resaltó la importancia de agregar tres columnas adicionales, para indicar el total por movimiento, el porcentaje que representa y un promedio del mismo.

Y una cosa más, comentó Laura: El reporte que me presentaste está muy bien como resumen. Así que, prepara dos juegos de reportes; uno detallado y otro resumido como éste que tengo en mis manos.

A Bruno, esto le pareció mucho trabajo, sin embargo, la situación económica en la que se encontraba requería un cambio radical para mejorar sus finanzas. Así que, aceptó la sugerencia de Laura, tomó notas de todas aquellas sugerencias y en dos días se volvió a reunir con ella y con los reportes en mano estaba listo para avanzar otro nivel en su aprendizaje financiero.

Flujo de Efectivo Resumido (Nivel 1)
Imagen 2. Flujo de Efectivo Resumido (Nivel 1)
Imagen 3. Flujo de Efectivo Detallado Nivel 2
Imagen 3. Flujo de Efectivo Detallado Nivel 2

Nota: En el libro “Emprendedor en Apuros. Cómo Enfrentar Tu Primera Crisis Financiera y Salvar Tu Emprendimiento” vas a encontrar la continuación de la historia de Bruno, su emprendimiento y otras historias empresariales con sus reportes correspondientes.  

La Raíz de Innumerables Males: Una Mala Gestión en la Administración de los Recursos Financieros


¿Puedes prevenir una crisis financiera en tu empresa? Las grandes crisis son como un ninja; nunca sabes cuándo te va a atacar y cuando éste lo hace ya es demasiado tarde. Sobre todo las peores crisis que son las generadas por factores externos a la empresa; como accidentes ambientales, medidas económicas aplicadas por el gobierno, la competencia, muchas de ellas son imprevisibles. Pero, existe otro tipo de crisis que es posible, hasta cierto límite, evitar, prever y mantenerla al margen; me refiero al problema de iliquidez. Este es uno de los mayores problemas internos con respecto a las finanzas de la empresa; cuando el dinero se acaba una crisis interna se desata y lo consume todo.

Entonces, para evitar una crisis se comienza por identificar la raíz del problema. Casi siempre, su origen se encuentra relacionado con estos dos elementos: una mala gestión administrativa y una pobre planificación financiera. El emprendedor muchas veces es un excelente operador de su negocio y un gran vendedor. Pero se olvida en el ínterin de aprender: el ABC del funcionamiento contable; la aplicación de controles administrativos; la obtención de información e interpretación financiera para la toma de decisiones. Y lo peor de todo, no delega esta tarea a un experto y cuando lo contrata; no sabe qué información pedir, en muchos casos tampoco entiende los números que éste le presenta. Un emprendedor, un freelance o un empresario, debe ser bueno tanto para vender su proyecto y ganar dinero, como también lo debe ser controlando y manejando sus finanzas.

Cuando los números Rojos Aparecen en Escena

Llega un momento, cuando la buena suerte se acaba, los números rojos aparecen y lo único que florece son las deudas. Lo más dramático es cuando una crisis financiera se encarga de terminar con todo el dinero que queda en la empresa. Y todo esto pasa, de manera rápida, con mucho dolor y sin misericordia. No obstante, siempre existe una solución. Con una visión panorámica gerencial entrenada, así como datos financieros verdaderos transformados en información relevante es cómo se hace crecer una empresa.

Las herramientas financieras, su interpretación son perfectas para crear estrategias que van a permitir salir de una crisis de la mejor manera posible. Al final van a quedar grandes cicatrices de una batalla librada, con consecuencias y asuntos por resolver. Pero también, la fortaleza de haber utilizado las herramientas adecuadas para superar una crisis empresarial. Las crisis financieras siempre están latentes, forman parte del juego empresarial y son parte del proceso transformador por donde transita el emprendedor; no hay un camino libre de crisis.

Nadie Quiere en su Negocio Escuchar Hablar de Crisis Financiera


Para nada me sorprende el hecho de que hoy estés leyendo esta información sobre cómo enfrentar una crisis financiera empresarial o personal. Es un tema tan común como una gripe donde solo se busca remedio cuando la temperatura se eleva y los síntomas son más graves. La verdad es, que las crisis afectan tanto a empresarios como a emprendedores de todos los niveles. Pero, esto no es un tema popular para publicar en las redes sociales y cuando la crisis se presenta, un bajo perfil es la norma.

Así que, si te encuentras sumergido en aguas profundas y necesitas de manera desesperada ayuda, entonces comienza por controlar tu flujo de efectivo. Con el flujo de efectivo vas a encontrar ideas prácticas, funcionales y estratégicas para enfrentar tu batalla. Esta es la herramienta favorita de los responsables de las finanzas en las grandes empresas.

Revertir una Mala Situación Financiera

Así que, no estás solo. Comienza hoy mismo a aprender todo lo referente a la elaboración del estado financiero conocido como Flujo de Efectivo. Como consultor y asesor en implementación de sistemas empresariales, sé que la solución pasa por controlar el flujo de efectivo. Basta con una gran crisis que afecte la liquidez financiera para que el responsable se interese por darle un giro a su incómoda situación. Esto comprende en aplicar una solución contable y administrativa para corregir el problema de falta de dinero en la empresa.

Lo antes expuesto implica el implementar un sistema de gestión administrativa e integrar los resultados con la contabilidad para obtener información relevante. Es decir, información tanto contable como extracontable para la toma de decisiones financieras. No existe manera de hacerlo diferente si tu intención es hacer crecer tu negocio o enfrentarte a una gran crisis financiera.

Como sé que necesitas respuestas para revertir una mala situación financiera es momento de escuchar y analizar a los expertos. Y para ello, no hay nada mejor que presentarte algunas historias de emprendedores que han superado con éxito grandes problemas financieros.  Además, éste es un libro práctico, donde tú eres el protagonista principal. Por lo tanto, estás encargado de tomar medidas contables y administrativas para darle un giro a tu historia financiera. Y todo comienza con aprender las reglas básicas del Juego Empresarial.

En el Juego Empresarial una Crisis Financiera es Parte del Juego


Navegar una crisis y llegar a buen puerto es cuestión de evaluar los recursos con los que cuentas para abordar una situación desfavorable. Entre estos recursos, uno de los más favorables es la utilización de un reporte o estado financiero básico: este es el flujo de efectivo (histórico, actual y proyectado). El cual es poderoso, simple, fácil de elaborar pero muy poco utilizado en las pequeñas y medianas empresas.

Por supuesto, el conocer los principios básicos de contabilidad y finanzas te van a ayudar aún más para analizar tu situación financiera. Por lo tanto, ten en cuenta estos tres reportes básicos contables: Flujo de Efectivo, Balance General y Estado de Ganancias o de Pérdidas. En momentos de crisis, estos reportes son claves controlar y gestionar tu empresa. No obstante, el flujo de efectivo, es uno de los más importantes. Además, tienen un impacto positivo sobre los otros dos reportes en la medida que tomas mejores decisiones financieras.

Por lo general, a una crisis empresarial se le presta atención cuando los síntomas tienen una repercusión financiera negativa y son visibles e incómodos. De manera que, el dinero es el indicador perfecto para medir la salud financiera de tu empresa. Entonces, para hablar de una empresa sana, es necesario generar dinero suficiente durante un ciclo financiero completo como también para el siguiente.

Esto implica cubrir las necesidades operativas y obligaciones financieras del ciclo como tal y preparar la base para los siguientes ciclos. El objetivo final de este juego empresarial es muy sencillo; generar dinero para los cinco grandes grupos que hacen funcionar tu negocio y reclamar cada quien su parte. Estos cinco grupos son: Empleados, Proveedores, Prestadores de Servicios, Impuestos y los Dueños.

El Dinero Necesita estar Siempre en Movimiento: De lo Contrario estás Fuera del Juego Empresarial (Game Over)

Todo el dinero que se genera en la empresa de alguna manera termina en manos de estos socios directos e indirectos. En tal sentido, para que el juego empresarial no se termine (Game Over) es fundamental que todos estos grupos reciban su dinero a tiempo. Por lo tanto, el objetivo de una empresa es la de generar dinero; todo lo demás es poesía.

Una empresa tiene que generar (dinero en efectivo) liquidez y mantenerse en movimiento: comprar mercancía (pagar a los proveedores); pagar el sueldo a los empleados; calcular y pagar los impuestos sobre la renta; pagar los servicios y gastos en que incurre el negocio; además, generar ganancias para distribuirla entre los socios, accionistas y el dueño. El juego es simple, invertir un capital, recuperar la inversión y generar ganancias que compensen el tiempo, esfuerzo y riesgos de montar un negocio.

Ciclos Financieros: Cada Ciclo narra una Historia, ¿Cuál es la Historia Financiera de tu Empresa?


Hablar de crisis en una empresa o negocio que tiene menos de un año de actividad económica es casi imposible. Con menos de un año de actividad, una empresa se encuentra en una etapa de aprendizaje y ajuste. Se necesita por lo menos un año continuo para aprender y proyectar el comportamiento futuro del próximo ciclo económico. De manera que, en un ciclo de tres años se tiene suficiente información para dirigir, corregir y cambiar el rumbo de una empresa. En otras palabras, poder anticipar las crisis y tomar acciones correctivas a tiempo tomando en cuenta la información de los ciclos pasados.

Pero, ¿qué pasa cuando no cuentas con dicha información financiera? Al no medir y evaluar cada ciclo, la crisis financiera se puede presentar en cualquier momento. Es como un ninja en la oscuridad, no hay manera de saber que está allí, es invisible hasta que ya es demasiado tarde. Por lo tanto, enfrentarse a un ninja sin tener experiencia (sin información efectiva, actualizada y estructurada) es mortal. Ya que, para resistir a este tipo de crisis, es necesario reconstruir la información financiera “real, no maquillada” del o de los ciclos financieros anteriores.

Las Crisis Financieras se Resuelven con Estrategias

Con un problema financiero en puerta, hay que moverse con rapidez y resolver el asunto cuanto antes, ya que cada golpe y herida puede ser mortal para la empresa. Hay acciones que poco ayudan en un momento de crisis: “Tengo fe de que esta situación pronto la vamos a superar”; “Solo necesitamos un poco de suerte, esta situación es algo temporal”; “Con mucho optimismo y buena energía esta mala situación financiera la vamos a cambiar”. En definitiva, se necesita más que palabras y buenas intenciones para superar una crisis.

Por lo tanto, hay que ser realista. A la crisis no le importa tu fe, tu suerte y menos tu optimismo frente al desafío; son las acciones y decisiones lo que resuelven las crisis. Así que, comienza por preparar un flujo de efectivo para enfrentar la crisis con una estrategia basada en la situación real que vive tu empresa. En vez de, intuiciones o suposiciones inciertas basadas en la fe, la suerte o el optimismo.

Inflación y Crisis Financiera


En un país donde la inflación es baja y los productos no aumentan de precio durante un ciclo financiero completo (un año) es fácil generar información financiera relevante. Sin embargo, cuando los precios de los productos y los servicios aumentan sin control, la inflación se dispara y la moneda pierde valor. Entonces, crear un reporte con información financiera relevante con una moneda afectada por la inflación (como es el caso Venezuela 2019) es una pérdida de tiempo.

Para enfrentarnos a una crisis financiera en países donde la moneda de curso legal está afectada por la inflación o cualquier otro tipo de distorsión, lo mejor es transformar cualquier reporte financiero a un tipo de moneda más estable. Es decir, cualquier reporte financiero para que sea útil es necesario que los montos estén expresados en un valor equivalente al dólar estadounidense.

Esto es válido para un país como Venezuela o como cualquier otro país afectado por una inflación monetaria descontrolada, donde realizar un estado financiero utilizando el Bolívar Soberano (moneda de curso oficial de Venezuela 2019) no tiene ningún sentido, ya que pierde todo efecto cuando uno intenta realizar una comparación entre diferentes ciclos financieros, incluso, es imposible comparar un mes con otro o realizar una proyección utilizando una moneda que pierde su valor cada día.

Establecer una Moneda Dura como Base para el Análisis de la Información en Tiempos de Hiperinflación

Para resolver esta situación, sería necesario realizar un ajuste por inflación que sirva para realizar una comparación real. Es por ello, que transformar los montos en dólares en el manejo de la información financiera de la empresa permite una interpretación rápida y confiable para la toma de decisiones.

Está claro que las leyes establecen que los registros contables y financieros estén expresados en moneda nacional. Sin embargo, para tu control estratégico y gerencial el dinero lo vas a expresar en dólares. Esto corresponde más a una información extra-contable más de tipo gerencial, la cual vas a manejar y evaluar utilizando datos reales, libres de cualquier distorsión financiera.

De esta manera, es más fácil entender y comparar un reporte financiero correspondiente a cualquier ciclo económico y además permite realizar proyecciones pertinentes para enfrentar cualquier tipo de crisis financiera.

Información Financiera al Día: Del Mito a la Realidad


Cuando lo ideal no es la norma, se requiere de un cambio de acción. Es decir, toda persona encargada del servicio contable en la empresa, debe preparar y entregar cada mes tres reportes financieros básicos al encargado de la dirección de la empresa. Estos reportes son: un balance general, un estado de las ganancias del mes y el acumulado de lo que va del ciclo económico y, por supuesto, un flujo del efectivo.

Cuando el dueño o responsable financiero no sabe qué información pedir

Sé por experiencia, que son muy pocos los empresarios (dueños de negocios pequeños o medianos) que le exigen a su contador tener al día los reportes básicos financieros, aun cuando estos contables saben que es su obligación hacerlo. Aquí es donde se encuentra la raíz del problema financiero, en el emprendimiento a ciegas por no tener información confiable que permita medir y analizar los resultados cada mes. Por lo general, el contable prepara solo dos reportes al año para cumplir con la obligación del pago de los impuestos sobre la renta. Estos dos reportes son el Balance General (Estado de Situación al cierre del ejercicio) y el Estado de Ganancias y Pérdidas (Que permite el cálculo del monto del impuesto sobre la renta a pagar).

No obstante, en muchos países la ley puede otorgar un periodo de tres meses para la presentación y pago del impuesto sobre la renta (ISLR), entonces, en muchos casos este es el tiempo que se toma el contable para actualizar la contabilidad y preparar dichos estados financieros. Es decir, solo existe información contable de la situación de la empresa una vez al año y cuando se presenta ya tiene un retraso de por lo menos tres meses.

Esto, significa que si la empresa no es lo suficientemente rentable para soportar todo este periodo de oscuridad sin contar con información financiera disponible para lo toma de decisiones, entonces, la mega crisis se instala y desde esa misma oscuridad destruye desde adentro a la empresa. Recuerda, lo que no se puede medir, no se puede controlar y mucho menos mejorar cuando no existe control financiero y administrativo al día.

Información Gerencial (Extra-Contable)

Uno de los argumentos de muchos contables, es que para obtener un estado de ganancias o pérdidas se requiere realizar un inventario físico de las mercancías destinadas para la venta y determinar el costo de venta. Sin embargo, con un buen sistema administrativo se puede manejar y controlar los inventarios de mercancía y de producción de la empresa. De esta manera, es fácil saber cuánto es el costo promedio de cada uno de los artículos y por ende calcular el costo del inventario total en cualquier momento.

Otros ajustes que se realizan son las amortizaciones y depreciaciones de activos fijos, ajustes por inflación y cualquier otro ajuste relevante que a nivel contable se requiera. Sin embargo, existe una manera de controlar una empresa mes a mes y obtener los datos más relevantes para evaluar la salud de la empresa.

Por lo tanto, el dueño o gerente debe solicitar tener en sus manos al final de cada mes, un balance general y el estado de ganancias con información actualizada. En el transcurso del mes, un corte de cuenta se puede obtener como información extra-contable (la cual está sujeta a revisión y a cualquier cambio relevante). Lo importante es tener esta información gerencial para la toma de decisiones, análisis y proyecciones futuras.

Pero éste no es el caso del flujo del efectivo, este tercer informe lo necesitas tener prácticamente a diario sobre tu escritorio. El análisis del flujo de efectivo y su proyección, te permite actuar de manera inmediata y realizar correctivos a tiempo. Saber cuánto y cómo entró y salió el dinero de tu empresa te otorga poder para decidir futuras acciones y correctivos. Es una excelente herramienta para controlar el destino de tu empresa o negocio.

Sin Información Real es una Lotería el Solucionar la Crisis Financiera


Si quieres conocer a una persona, mírale la vida… Esta frase que la escuché a José Luis Parise, también es válida para conocer la situación financiera de una empresa. Por lo tanto, si quieres conocer a una empresa, mírale sus números. Qué se puede pensar de una empresa que oculta sus finanzas, no suministra información a tiempo y la que presenta está manipulada? nada bueno.

Si la mayor parte del tiempo la contabilidad no se encuentra al día, no existe información contable confiable, ni siquiera información extracontable de lo que está sucediendo; además, los procesos administrativos son engorrosos y el dueño o gerente solo cuenta con información parcial para tomar decisiones, entonces, no hay que ser un oráculo para predecir que una crisis financiera se presentará en cualquier momento.

Lo reflejado en el párrafo anterior es un reflejo de una crisis empresarial latente y a punto de estallar. Pero, ¿Por qué nadie hace nada para resolver este problema? En cierta manera, esto tiene una explicación un poco infantil, ingenua y de la que nadie quiere oír hablar. Es decir, mientras que el dueño o el gerente encargado de la dirección de la empresa cuente con dinero suficiente en las cuentas bancarias para cumplir con el funcionamiento de la empresa y la cancelación a tiempo de sus empleados y los gastos, aunque intuye que algo no está bien, entonces, se siente afortunado y con suerte.

Cuando la Fantasía se Convierte en un Cuento de Terror

Solo es cuestión de tiempo para que toda esta fantasía se acabe y el día menos esperado, si no se hace nada al respecto, el pozo del dinero toca fondo y se seca por completo. Es decir, no quede nada de efectivo en las cuentas bancarias, los bancos suspenden los futuros préstamos, las deudas con los proveedores se acumulan, los proveedores suspenden los envíos de mercancía, los empleados no reciban sus sueldos y cobrarle a los clientes morosos se vuelve una tarea difícil.

Todos estos eventos se entrelazan y la crisis financiera se instala de manera cómoda, invadiendo todos los espacios de la empresa y consumiendo todo a su paso. Es justo en este momento, cuando la ingenuidad, la buena suerte, el optimismo infantil del gran empresario se termina y no le queda otra que tomar el control financiero para revertir la crisis.

Sin embargo, para el responsable de rescatar la normalidad y operatividad de la empresa, la solución más inmediata que le viene a la mente es encontrar una fuente de ingresos que le permita la supervivencia empresarial; quizás un gran préstamo a cualquier tasa de interés y en condiciones no siempre favorables; la venta de varios activos a precios ridículamente bajos, incluso, nuevos aportes de los socios que ahora con la desconfianza el apoyo se torna borroso. Por supuesto, muchas de estas soluciones son apresuradas, sin un plan estratégico financiero que las respalde y representa más un mecanismo de supervivencia financiera.

Enfrentarse a la Realidad y Aplicar una Solución a Corto, Mediano y Largo Plazo

Pero, la gran solución a corto, mediano y largo plazo, pasa también por obtener información financiera fiable, números reales, sin maquillaje alguno. Esto significa enfrentarse a la realidad; por muy dura que ésta sea. Se requiere evaluar los daños y en base a la información, mejorar la toma de decisiones para no solamente salir de la crisis financiera por la que pasa la empresa, sino también, corregir los procedimientos administrativos para obtener información sobre las finanzas reales de la empresa.

Todo esto pasa por el diseño de un sistema de información integrado que reúna en un solo sitio todas las transacciones de dinero que genera cada operación administrativa de la empresa. Es otras palabras, poder obtener información contable y extracontable al procesar los datos generados por las compras y cuentas por pagar, ventas y cobranzas, producción, nóminas, gastos, inversiones, es decir, la identificación de todo el flujo de entrada y salida de dinero de la empresa.

Es por ello, que un gerente, administrador o dueño de un negocio responsable de la recuperación o el destino financiero de la empresa necesita comprender, manejar, y controlar el flujo del efectivo. Una herramienta como el informe del flujo de efectivo debe estar presente desde el mismo momento en que se inicia una empresa, no solamente cuando se presenta una crisis.

Hay que Establecer un Responsable Financiero para Elaborar los Reportes Financieros

Lo que esto significa, es que el dueño de la empresa o gerente tiene la responsabilidad de exigir este reporte con toda la información gerencial detallada del flujo del efectivo en cualquier momento. El encargado de elaborar este reporte debe estar preparado para llevar un control diario, semanal, mensual y entregar la información al responsable de las finanzas de la empresa.

Por supuesto, existen otros reportes financieros y gerenciales, contables y extracontables que es necesario evaluar. Pero, en un momento de crisis financiera, el enfoque debe estar puesto en toda la información contable y administrativa del circulante.

Es decir, poner la lupa sobre los números, que se encuentran en el Balance General o Estado de Situación, correspondiente a los activos circulantes como también los pasivos circulantes de la empresa. Esta información también se encuentra a nivel administrativo en los movimientos bancarios y en los movimientos de caja que, a su vez, deben coincidir con los saldos de banco y caja y las conciliaciones de las mismas.

Cómo Saber si la Información del Flujo de Efectivo es Correcta

Es por ello, que un flujo de efectivo reúne toda la información del recorrido del dinero que sale y entra a la empresa. Y lo que es mejor, toda esta información debe coincidir con la disponibilidad de dinero existente en un periodo determinado; al comparar el saldo final del flujo de efectivo con la disponibilidad de dinero que se encuentra en la caja y los bancos.

Este es un informe gerencial que nadie puede maquillar y alterar su información, ya que la información que se presenta en dicho reporte debe coincidir con la sumatoria de todos los saldos del dinero disponible en la empresa; saldos bancarios y dinero efectivo en caja. No se puede manipular; por lo tanto es más confiable.

De manera que, independientemente que una empresa esté o no en crisis, si tú tienes la responsabilidad del control y la dirección de tu empresa, entonces, el seguimiento del flujo del efectivo aumenta las posibilidades de tomar mejores decisiones empresariales. Siempre he dicho, es mejor tomar decisiones en base a una información real, que enfrentar una crisis y tomar decisiones con las manos atadas y los ojos vendados. Sin información real no existe solución a largo plazo.

Cuando Una Tormenta en el Horizonte se Aproxima y no se Cuenta con Información Relevante para Tomar una Decisión Financiera Coherente

Pienso que cuando comienzan los retrasos en el suministro de información y la contabilidad de una empresa se estanca y, ni siquiera existe información gerencial o extracontable, es una señal inequívoca de que algo está muy mal y una gran tormenta se avecina.

Muchas personas son verdaderos artistas ocultando información cuando comienzan las crisis; quizás su intención es la de no darle un dolor de cabeza al dueño y evitar el enfado y sus consecuencias. Pero, si la suerte no mejora, la crisis se encarga de mostrar la cruda realidad que se intentaba ocultar.
Es por ello, que aprender a leer e interpretar las señales que indican que una crisis se avecina, es trabajar en base a la anticipación y resolver el problema financiero cuanto antes.

Aprender a Interpretar las Primeras Señales que la Crisis envía


Parálisis Analítica: El Peor Enemigo Ante una Crisis Financiera Empresarial. Contar con poca o ninguna información para la toma de decisiones frente a una crisis financiera empresarial es tan malo como sufrir una parálisis por dedicarle tanto tiempo al análisis; mucho análisis genera parálisis. Así que, la acción y la corrección del rumbo requieren de la toma decisiones financieras principalmente basadas en las proyecciones realizadas en el flujo de efectivo.

Para continuar en el juego empresarial se requiere continuar con las operaciones básicas de la empresa. Para ello, estas operaciones necesitan una inyección de efectivo pese a la crisis. Son dos escenarios donde hay que actuar al mismo tiempo; el primero, resolver la crisis y el segundo, continuar con las actividades operativas de la empresa que producen dinero.

Una proyección del flujo de efectivo te va a permitir crear diferentes escenarios para evaluar si con la operatividad y la cobranza de las deudas de los clientes es suficiente para mantener el flujo de dinero en positivo. Pero si los números no son para nada alentadores, es momento de revisar las inversiones a implementar y el financiamiento que permita un apalancamiento para dichas inversiones.

Al final, lo importante es tomar una decisión antes de que el momento oportuno pase. Los reportes contables son ideales para evaluar la situación pasada, sobre todo el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas, éstos son una fotografía a una fecha determinada de tu empresa. No obstante, en tiempos de crisis financiera la prioridad la tiene el flujo de efectivo y luego la evaluación de los demás reportes financieros.

Emprendimiento (Riesgos, Oportunidades y Crisis)

Todo negocio o emprendimiento implica un riesgo financiero para cualquier empresario. Sin embargo, cuando la oportunidad se presenta y se disponen de los recursos financieros o el financiamiento oportuno; el estar en el momento y en el lugar adecuado para emprender; cuando las condiciones de mercado son favorables y el riesgo no es tan alto; aparecen contactos y personas claves para hacer buenos negocios; toda esta lista de elementos descritos representan tiempos favorables y de bonanza financiera.

Esto es una tremenda oportunidad para crear las bases e implementar una buena estructura administrativa y gerencial que le permita a la empresa crecer de la mejor manera posible. Sin una estructura administrativa adecuada y un sistema de información gerencial al día, todo el esfuerzo inicial y grandes logros financieros se pueden perder en un tiempo relativamente corto. Es como tener las defensas bajas y un virus te ataca, lo que implica tomar medidas para mejorar, recuperar y fortalecer la salud. Lo mismo le pasa a una empresa, cuando descuidas las finanzas y la crisis comienza a hacer estragos al atacar al sistema financiero y debilitar la estructura de toda la empresa.

El ABC Contable, el Control Administrativo y Proyección Financiera: Una de las Claves que Permite el Crecimiento Empresarial

Todo comienza por entender el ABC de la contabilidad, como también el saber interpretar los estados financieros y los reportes gerenciales que se obtienen a nivel administrativo. Lo siguiente, en base a toda esta información, es realizar las proyecciones financieras y establecer el rumbo a seguir.

Recuerda, cuando estás al frente de la dirección de una empresa estos reportes financieros muestran el resultado de tu gestión empresarial. No es suficiente con tener dinero disponible en las cuentas para indicar que todo está bien, una contabilidad al día permite evaluar la salud financiera de la empresa y la de compartir con todos los socios como se ha desarrollado la gestión financiera y el resultado obtenido. En pocas palabras, saber cuánto dinero ha ganado la empresa hasta el momento, cuáles son los activos con los que cuenta, también, las obligaciones o pasivos que la empresa tiene pendiente por cancelar y determinar el capital o patrimonio de dicha empresa.

El entender la contabilidad y aprender el manejo administrativo y fiscal de la empresa te otorga una ventaja de supervivencia empresarial. Superar el tercer año de vida de una empresa corresponde a mantener una serie de controles en los procedimientos administrativos que te permitan obtener información relevante en cualquier momento.


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